Administrativní činnost

Činnosti zajišťované v administrativní oblasti správy nemovitosti:

• Vedení evidence vlastníků, aktualizace údajů.
• Vedení evidence domu, bytů a nebytových prostor pomocí elektronického systému iPartner
• Příprava předpisů záloh vlastníků na úhradu služeb spojených s užíváním bytů a nebytových prostor do konce ledna daného roku, a to dle pravidel přijatých SVJ.
• Vedení evidence opožděných plateb a upozorňování vlastníků na tyto dluhy dle pokynů a směrnic přijatých SVJ.
• Příprava podkladů pro vymáhání pohledávek po uplynutí lhůty splatnosti. Náklady na soudní vymáhání jsou hrazeny z prostředků SVJ.
• Příprava podkladů (včetně přípravy platebních příkazů) pro úhrady záloh dodavatelům za služby spojené s provozem domu dle aktuální výše cen a nárůstu cenových hladin, a to vždy se souhlasem výboru SVJ.
• Pověří-li výbor SVJ SPRÁVCE, pak je oprávněn provádět úhradu běžných nákladů spojených se správou domu přímo z bankovního účtu SVJ. Při nakládání s prostředky mandanta je mandatář povinen se řídit ustanovenými stanovami a směrnicemi SVJ.
• Provedení řádného vyúčtování poskytnutých záloh (1x ročně) na dodávky energií a dalších služeb poskytovaných u spravovaných objektů.
• Sledování úhrady záloh na služby, vedení evidence splatných pohledávek a informování výbor SVJ o neuhrazených platbách dle schváleného předpisu.
• Vedení evidence všech smluvně předepsaných i fakturovaných částek za poskytované služby, spojené s užíváním bytových a nebytových prostor, včetně úhrad jednotlivých vlastníků dle objektů.
• Vyúčtování záloh za poskytované služby spojené s užíváním bytů i nebytových prostor včetně vyúčtování přeplatků a nedoplatků 1x ročně (nejpozději do 4 měsíců od skončení zúčtovacího období (kalendářního roku)) po odsouhlasení vyúčtování výborem SVJ. Způsob rozúčtování jednotlivých složek se řídí stanovami a směrnicemi přijatými SVJ a platnými právními předpisy. Nakládání s přeplatky a nedoplatky se řídí dle stanov a směrnic přijatých SVJ.
• Sledování platnosti uzavřených dodavatelských smluv. Uzavírání nových smluv dle pokynů výboru SVJ.
• Předložení společenství zprávu o své činnosti včetně výsledků finančního hospodaření, přehledu o stavu společných částí domu a pozemku a o ostatních závažných skutečnostech spojených se zajišťováním správy domu.
• Na žádost výboru společenství svolávání shromáždění společenství, účastnění se shromáždění společenství a pořizování zápis o průběhu těchto shromáždění a o rozhodnutích shromážděním přijatých.
• Vedení evidence korespondence.
• Provozování webové stránky SVJ a umístění zde důležitých dokumentů mandanta (stanovy, zápisy ze shromáždění vlastníků, pozvánky na schůze, apod.) a další dokumentace dle pokynů výboru SVJ.
• Zajištění odečtů měřidel.
• Zajištění styku s pojišťovnou a orgány Policie ČR při likvidaci pojistných událostí.
• Zajištění základního právního poradenství pro potřeby SVJ.
• Umožnění výboru SVJ kontrolu operativní evidence SVJ, kdykoli o to požádá.

Informační systém iPartner

Pro členy společenství vlastníků, členy družstva nebo majitele domu je zpřístupněn informační systém iPartner,  kde je umožněn on-line náhledu do operativní evidence. Zde jsou uvedeny předpisy záloh, přehled plateb, vyúčtování, odečty měřidel a náklady na provoz a údržbu domu vždy on-line. Výbor společenství navíc získá obdobný přístup i do účetnictví.